أولاً: التخطيط والتعزيز

 

1.      إعداد السياسات والإجراءات:

 

1,1,1

السياسة

تعتمد الجمعية كتابة سياسات وإجراءات إدارية تحكم عمليات إدارة المتطوعين، بما يتوافق مع احتياجات الجمعية، وتقوم بإتاحتها لأصحاب العلاقة بالتطوع. (*)

الإجراءات
1.      يقوم المدير العام في الجمعية بصياغة منطلقات ورؤية الجمعية لإشراك المتطوعين.

2.      تسند إدارة الجمعية مهمة نشر منطلقات ورؤية الجمعية في إشراك المتطوعين لإدارة العلاقات العامة والإعلام بما يحقق تعزيز ثقافة التطوع داخلياً وخارجياً.

3.      تقوم وحدة العمل التطوعي برسم المسودة العامة للسياسات والإجراءات من خلال ورش عمل أو لقاءات مباشرة وصياغتها وفق إجراءات مفصّلة شاملة لجميع نطاقات التطوع وتسهم في إشراك المتطوعين في العملية التطوعية بما يحقق الكفاءة والفاعلية للجمعية.

4.      تقوم إدارة الجمعية بمراجعة واعتماد السياسات والإجراءات بما تتوافق مع توجهات الجمعية وقيمها المؤسسية وبما تضمن تحقيق العدالة في تكافؤ الفرص والتنوع في تحديد الأدوار التطوعية.

5.      تتيح الجمعية السياسات والإجراءات لجميع المعنيين بالتطوع وتتأكد من استيعابهم وفهمهم وتحثهم على تطبيقه وتطويره.

1.      التعريف بدوافع إشراك المتطوعين

 

1.2.1

السياسة
تتبنى الجمعية نشر ثقافة التطوع بين العاملين وتبين أسباب ودوافع إشراكها للمتطوعين فيها والقيام بمساندتهم لتحقيق الأهداف المنشودة.

الإجراءات

1-       تقوم وحدة العمل التطوعي بنشر ثقافة التطوع بين العاملين من خلال ورش العمل والمنشورات ومن خلال مواقع التواصل الاجتماعي واللقاءات الدورية للعاملين بحيث يتقبلون إشراك المتطوعين في الجمعية ويشعرون أنهم شركاء في تحقيق رؤية ورسالة وأهداف الجمعية.

2-    تبين إدارة الجمعية لكافة العاملين الدوافع والأسباب من إشراك المتطوعين والمنافع المتبادلة للمتطوعين والجمعية بأساليب متعددة وآليات متنوعة مثال (المواد التوعوية بالتطوع والبرامج التوجيهية للموظفين الجدد وغيرها).

3-   تشرك وحدة العمل التطوعي العاملين في تصميم أهداف وحدة العمل التطوعي كما تقوم وحدة العمل التطوعي بإشراك مديري الإدارات في تصميم الفرص التطوعية المختلفة.

 

  1. اختيار منسق / مدير التطوع

1,3,1

السياسة
تكلف الجمعية مسؤولية إدارة كيان التطوع إلى فرد متفرغ جزئياً أو كلياً، وتقوم بإعداد وصف وظيفي خاص به يتضمن عمليات إدارة التطوع ويتم التصديق عليه من قبل مجلس إدارة الجمعية (أو من يقوم مقامهم) ولا يختلف عن إدارات الجمعية الأخرى.
الإجراءات
1-      تختار الجمعية منسقاً أو مديراً لكيان التطوع وتسند له مهاماً وواجبات وصلاحيات تُضَمّن في نموذج بطاقة الوصف الوظيفي رقم (2) ويتم تعيينه بقرار رسمي من إدارة الجمعية.

2-    يقوم مجلس الإدارة (أو من يقوم مقامهم) بإضافة كيان التطوع في الهيكل التنظيمي للمنظمة ويتم اعتماده ونشره.