كيفية إعداد التقارير خطوة بخطوة

لإعداد التقارير بكفاءة ومهنية ينبغي تغطية أهم العناصر التي يتكون منها وهي كالتالي:

العنوان:  عنصر محوري في إعداد التقارير، لا يمكن أن يتم إعداد أي تقرير مهما كان نوعه أو حجمه دون اختيار عنوان مناسب تماما لما يحتويه التقرير، قد يحتوي هذا العنصر على عنوان التقرير واسم الشركة التي تم إعداد التقرير لها.

جدول المحتويات: يتضمن هذا القسم العناوين والعناوين الفرعية للنص الأساسي المكتوب، يعتبر  جزءا مهما جدا من كتابة التقارير،  فهو  يساعد القراء في الوصول إلى الأقسام المطلوبة في تقريرك دون بذل جهد.

الملخص: يتم في هذا العنصر تقديم ملخص للنص الأساسي للتقرير بالكامل ويطلق عليه أيضًا اسم ملخص إعلامي.

المقدمة: هذا العنصر هو الأكثر أهمية في النص الرئيسي، يعرض نظرة شاملة عن الموضوع، وكل الأفكار والمعلومات التي سيتضمنها.

موضوع التقرير: يناقش الموضوع الرئيسي للتقرير، من معلومات، وأرقام وبيانات، وأهم الإنجازات، وتطلعات الشركة المستقبلية، مع تحليل وتقييم وتفسير البيانات المدرجة.

الخلاصة أو التوصية: ذكر النتائج التي توصل إليها التقرير والتوصية بالعناصر للقراء حسب التقييم العام.

الملحق: في جزء التذييل، يمكن إرفاق الرسوم البيانية، والقوائم، والدراسات الاستقصائية والمواد المشابهة التي ترتبط بتقريرك ويساعد القراء على فهم التقرير بشكل شامل.

معلومات الاتصال:  يتم إدراج عنوان الشركة، أرقام الهواتف، البريد الإلكتروني، والموقع الإلكتروني وأي معلومات أخرى تساعد في الوصول إلى الشركة.

بعض التقارير قد تحتوي على عناصر أخرى مثل نبذة عن الشركة، أهدفها، القيم، الرؤيا، كلمة رئيس مجلس الإدارة… إلخ.

لإعداد التقارير بشكل فعال يجب أن تكون لديك فكرة عن المعلومات التي يجب تضمينها وفهم صحيح لكل عنصر من عناصره، في هذه الخطوات ستجد كل ما تحتاج معرفته حول إعداد التقارير خطوة بخطوة وبفاعلية:

تحديد الهدف

مثل أي عملية أخرى، فإن إعداد التقارير يقوم بالأساس على الغرض منه، لماذا يتم كتابة التقرير، ما هو الدور الذي سيؤديه هذا التقرير السنوي أو نصف السنوي لمؤسستك؟ وضوح الهدف يساعد في إبقاء موضوع التقرير  محَدّدا ومركّزًا لإنتاج تقرير جيد يكون من الأسهل جذب القارئ إليه.

فهم الجمهور المستهدف

الفهم الصحيح للجمهور يؤدي بالتأكيد إلى تقرير  عالي الجودة، هل التقرير يستهدف المستثمرين، أصحاب المصلحة، العملاء، العملاء المحتملين أم الموظفين، أم كل تلك الأطراف، وما الذي يريدون معرفته من خلال التقرير؛ يساعد فهم تفضيلات الجمهور المستهدف في إنتاج تقرير ذو أفكار تستند إلى اختيارهم وميولهم.

تنسيق التقرير

لكي يكون التقرير أداة اتصال فعالة، يجب أن يتبع تنسيقًا أو نوعًا معينًا، يجب اتخاذ قرار بشأن الطريقة التي سيقدم بها التقرير ، على سبيل المقال قد يكون التقرير مكتوبا أو في شكل عرض تقديمي؛ من الضروري تحديد ما هو نوع التقرير هل هو رسمي أو غير رسمي، أو مالي، نصف سنوي، أو سنوي أو فنّي أو أدبيّ،  أو لتقصي الحقائق أو حل المشاكل.

جمع الحقائق والبيانات

إضافة الأرقام والحقائق والبيانات تضيف مصداقية للتقرير وتعزز الحجة،  تؤدي إضافة البيانات أو الحقائق إلى تحمل مسؤولية حاسمة من خلال الإشارة إلى المصادر ، لقاءات أو مقابلات مسؤولي الشركة.

هيكل التقرير

يحتوي التقرير عادة على أربعة عناصر؛ الملخص التنفيذي (يتم كتابته بعد الانتهاء من التقرير)، المقدمة، نص التقرير الرئيسي، الاستنتاج (هذا جزء ملزم يجمع كل عناصر التقرير في نهاية منهجية).

نصائح لإعداد تقرير أكثرفاعلية

• استخدم اللغة البصرية؛ تخبر العناصر المرئية التي تدرجها في التقرير بقدر ما تروي الكلمات، ينبغي أن تجعل اختيارك للرسوم التوضيحية والصور والألوان والخطوط امتداداً للهوية البصرية لعلامتك التجارية.
• يجب أن يحتوي التقرير على معلومات حقيقية وصادقة، قابلا للقراءة، بلغة مبسطة وجذابة، يحمل لغة إيجابية تجعله ممتعا، وبتدفق سلس للمعلومات.
• إضافة التنسيقات المناسبة مثل الصور، الرسومات البيانية، مع تقسيم النص الطويل إلى آخر أقصر  لإراحة عين القارئ، واستخدام القوائم النقطية إذا استدعى الأمر للحصول على تنظيم أفضل.
• التدقيق ضروري، المسودة الأولية للتقرير بالتأكيد لن تكون مثالية وستحتاج إلى مراجعة وتدقيق عدة مرات ومن عدة أطراف لكي يخرج التقرير النهائي.
• إضفاء صبغة إنسانية على التقرير من خلال تسليط الضوء على قصة علامتك التجارية بدل تجميع الأرقام والبيانات والرسومات والكشف عن الإنجازات فقط.