كيف أطور مهاراتي في تعدّد المهام؟
1- ضع قائمة مهام على الرغم من أنّه أمر واضح وضوح الشمس، إلاّ أنّ الكثير من الموظفين يهملون أهمّية إعداد قائمة بالمهام وأمّا المواعيد النهائية لتسليم المهام وتداخلها وكثرتها فتجعل عملية تحديد ما يجدر بالفرد القيام به أمرًا مستحيلاً على الدماغ. احرص على وضع قائمة بالمهام اليومية التي يتوجّب عليك إنهاؤها، فهي ستساعدك على تذكّر الأعمال المهمّة والبقاء متيقظًا لمواعيد التسليم القريبة. يمكنك الاستعانة بعدد من التطبيقات والبرامج المتخصصة في هذا الشأن، كما يمكنك كتابة قائمة مهامّك يدويًا، لكن في جميع الأحوال نحن ننصحك بإبقاء هذه القائمة قريبة منك لتراها دائمًا فلا تنسَ منها شيئًا.
2- رتّب أولوياتك تحديد الأولويات وترتيبها يعدّ الخطوة الأولى في درب النجاح. حيث أنّ أغلب رجال الأعمال الناجحين يتمكّنون من الحفاظ على حياة متوازنة بين العمل والحياة الخاصة لأنهم يعلمون تمامًا مقدار الوقت الذي يخصّصونه لإتمام كلّ مهمّة. تذكّر أنّ حياتك لا يجب أن تتمحور حول العمل والعمل فقط. لابدّ أن تستمتع بوقتك أحيانًا، وتخلق توازنًا بين حياتك وعملك. إن تمكّنت من ترتيب أولوياتك، وتحديد الأهمّ والأقل أهمية ومن ثمّ توزيعها على أيام الأسبوع والالتزام بتنفيذها في الوقت المناسب، ستجد أنّك أصبحت أكثر قدرة على إنجاز مهام أكثر خلال وقت قصير وبالتالي الحصول على وقت أكبر للراحة والاستجمام.
3- اعمل على المهام المتشابهة إحدى الطرق الناجحة للانتقال بين المهام بسهولة تتمثّل في العمل على المهام المتشابهة، أو المرتبطة ببعضها البعض. حيث أنه وفي حال العمل على عدّة مهام مختلفة أو متباعدة عن بعضها البعض، تزداد فرصة فقدان التركيز وإضاعة المزيد من الوقت. لذا حاول دومًا أن تنجز الأعمال المتشابهة معًا لأن الانتقال بتركيزك بينها سيكون أسهل واحتمالية إتمامها بشكل صحيح ستكون أعلى.
4- تجنّب المُلهيات إن أردت إنجاز أعمالك على أتمّ وجه، فلابدّ لك من تجنّب كلّ ما يشتّت انتباهك، خاصة عند القيام بتعدّد المهام، فهذه العملية تستنفذ الكثير من طاقتك، وفي حال كان هناك ما يشتت انتباهك فسوف يصبح الأمر مرهقًا أكثر، اختر جوّ العمل المناسب لك وحاول خلقه في كلّ مرّة تعمل فيها.
5- وكّل المهام للآخرين نبقى في النهاية بشرًا، وفي بعض الأحيان لا يمكننا إتمام كلّ المهام في وقت واحد، فتظهر هنا أهمية توكيل بعض المهام للآخرين. حيث تُتيح لك هذه الخطوة التركيز بنسبة 100% على المهام الأكثر أهمية. لا يعني توكيل المهام أنّك لا تتمتّع بالكفاءة أو المهارة اللازمة، بل على العكس من ذلك، يُشير ذلك إلى أنّك تعرف قدراتك وطاقاتك حقّ المعرفة، وتدرك محدّداتك كما تشير هذه الخطوة إلى مدى استعدادك على مشاركة ضغط العمل، الأمر الذي يؤدي في الغالب إلى زيادة الإنتاجية وإتمام عدد أكبر من المهام في الوقت المناسب.
6- خطّط لأعمالك مسبقًا لتحقّق أداءً أفضل وتنجز مهمًا أكثر، ابدأ بالعمل على المهام الأكثر تطلّبًا. ثمّ املأ الفراغات بين هذه المهام بمهمّات أخرى أقصر وأقلّ استهلاكًا للوقت والجهد. خصّص كذلك بعض الوقت الإضافي لإتمام هذه المهام، وللتخطيط لها قبل البدء فيها. تذكّر دومًا أنّ أرباب العمل عندما يؤكّدون على مهارة تعدّد المهام، فما يقصدونه في الحقيقة، القدرة على ترتيب الأولويات المختلفة ضمن الفترة الزمنية المحدّدة. ولن يمكنك الوصول إلى هذه النتيجة من دون تخطيط مسبق لكيفية أداء هذه المهمّات قبل البدء فيها. ضع دومًا خطّة واضحة للواجبات التي تمّ تكليفك بها، ولا تبدأ بالعمل مباشرة دون أن تعرف الخطوة التالية التي يجب عليك القيام بها.
